Pada penelitian yang dilakukan berdasarkan studi kasus yang terdapat di dalam Divisi HR, PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk, diketahui bahwa salah satu permasalahan yang terdapat dalam perusahaan tersebut, yaitu masih menggunakan teknologi chatbot tradisional yang belum interaktif sebagai sarana penyedia informasi mengenai kebijakan karyawan yang berlaku. Keterbatasan sistem chatbot berbasis rule-based ini menciptakan urgensi untuk pembangunan chatbot yang lebih interaktif dan cerdas. Pembangunan chatbot dilakukan dengan menggunakan metode transfer learning, yaitu supervised fine-tuning terhadap LLM, yaitu Qwen2.5-7B-Instruct. Model chatbot diimplementasikan ke dalam aplikasi website dan dapat menerima dua jenis input berupa input teks dan audio. Hasil penelitian menghasilkan model chatbot dengan skor BLEU-4 sebesar 75.891%, Rouge-1 sebesar 78.2241%, Rouge-2 sebesar 70.2287%, dan Rouge-l sebesar 74.1740%. Dari hasil human evaluation diketahui persentase akurasi validasi chatbot sebesar 98.4%. Pada pengujian fitur speech-to-text menghasilkan skor WER sebesar 0.26. Namun, pada hasil pengujian blackbox testing diketahui bahwa aplikasi yang dibuat masih memiliki beberapa keterbatasan karena terdapat beberapa skenario pengujian yang menghasilkan keluaran tidak sesuai. User Acceptance Testing (UAT) menunjukkan penilaian sistem yang tergolong dalam kategori “Baik”.