Staf administrasi Jurusan TIK PNJ mengelola sekitar 1.500 dokumen administratif per tahun secara manual, sehingga rentan kesalahan format dan tidak efisien. Penelitian ini mengembangkan sistem manajemen dokumen berbasis web dengan otomatisasi pembuatan dokumen dari template dinamis, identifikasi kolom isian otomatis, dan penyuntingan kolaboratif. Sistem dibangun menggunakan Next.js, Convex, Clerk, dan ONLYOFFICE Document Server. Kontribusi teknis utamanya adalah dua algoritma berbasis aturan untuk deteksi kolom isian otomatis: algoritma pertama mendeteksi tanda placeholder secara sintaksis, sedangkan algoritma kedua mengadaptasi prinsip Multi-Pass Sieve melalui lima tahap aturan pola struktural berurutan untuk dokumen tanpa placeholder, dilengkapi mekanisme deduplikasi berbasis prioritas dan penamaan indeks dua tahap untuk menangani label berulang. Pengujian black box terhadap 57 skenario mencapai keberhasilan 100%. Pengujian deteksi kolom isian pada dokumen administratif TIK PNJ menghasilkan efektivitas gabungan 96,4% (163 dari 169 field), serta User Acceptance Testing bersama empat staf administrasi menunjukkan status sesuai pada seluruh skenario.